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麦肯锡工作“三原则” 告别效率低下
发布日期:2016-09-23

你是否陷入了繁重的工作中不能自拔,是否看着忙碌其实却效率低下?你不是能力不够,只是缺少正确的工作方法。

一、工作秩序条理化

(1)把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。必须确保你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

(2)在你准备好办理其他事情之前,不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着,所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置,并把有关的东西放到相应的位置上。

(3)要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前,为它采取了所有应该采取的处理措施。

(4)按规则把已经处理完毕的东西送到适应的地方去。再核对一下剩下的重点工作,然后再去开始进行第二项最重要二的工作。

二、工作方法多样化

1.综合。即在同一时间内综合进行多项工作。

我们说,办事要有顺序,并不是同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,可以同时综合进行几项工作。在管理学中,把工作单方向一件一件依次进行的办法,叫做垂直型工作。就像站着一大排人,一个一个地传递砖头,这样做效率比较低。反之,如果把各项工作综合起来统一安排,效率就会大大提高。

2.结合。即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,因而可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

3.重新排列。即改变步骤的顺序,也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。

例如,一天工作下来很疲乏,晚上又要上夜校,那么就应该把休息时间提前,从床上移到其它地方,如在公共汽车上趁机闭目养神,可保证晚上精力充沛。

4.变更。即改变工作方法。

改变工作的手法大体有两种,一种是“分析改善方式”,即对现行的手段方法认真、仔细地加以分析,从中找出存在的问题,即找出那些不合理和无效的部分,加以改进,使之与实现目标要求相适应。

一种是“独创改善方式”。即不受现行的手段、方法的局限,在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。

5.穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下;又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究。

6.代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话来代替出访。

7.标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。

三、工作内容简明化

最容易不过的是忙碌,最难不过的是有成效地工作。而化繁为简,善于把复杂的事物简明化,是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。

美中贸易全国委员会主席唐纳德.C.伯纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”,即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问三个“能不能”:即能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?根据这个启示,我们在检查分析每项工作时,首先问一问以下六个问题:

(1)为什么这个工作是需要的?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?

(2)这件工作的关键是什么?做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果?

(3)如果必须干这件工作,那么亦以御冬哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成,还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗?

(4)什么时候干这件工作好呢?是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?是否为了能“着手进行”重要工作,用了整天的时间去使工作“条理化”,结果把时间用完了,而所料理的只不过是些支离破碎的事情?

(5)谁干这件工作好呢?是自己干还是安排别人去干?

(6)这件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?

然后在对每一项工作分析检查之后,再采取如下步骤:

(1)省去不必要的工作。

(2)使工作顺序合理,干起来得心应手。

(3)两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。

(4)尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。

(5)预先订好一项工作的程序。增强工作预见性,走一走,看两步,想三步,提高决策的效率和准备性,减少决策过程的时间并使决策无误。

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